В рамках пилотного проекта системы МЭДО осуществляется передача электронных образов всех документов, не имеющих грифа секретности и ограничительных пометок.
Для обеспечения этого процесса Правительством РФ разработано положение об отработке на пилотном участке системы МЭДО технологии передачи электронных образов документов. Также подготовлены предложения по корректировке нормативно-правовой базы с целью возможности осуществления электронного документооборота в органах государственной власти.
Обмен электронными образами документов осуществляется по схемам «Аппарат Правительства – Министерство» и «Министерство – Аппарат Правительства», а также «Министерство — Министерство».
На сегодняшний день Аппарат Правительства Российской Федерации (АП РФ), Минсельхоз, Минкомсвязь, Минэкономразвития получают электронные копии резолюций Председателя Правительства РФ и его заместителей. Этот функционал работает с февраля 2010 г. Электронные копии протоколов совещаний в Правительстве РФ получают с марта. С апреля электронные письма и документы направляются во все структурные подразделения Аппарата Правительства. С конца апреля началась опытная отработка направления из министерств в Аппарат Правительства электронных копий исходящих документов. То есть осуществляется обратная связь: ранее электронные документы шли сверху вниз (из АП РФ в министерства), теперь они идут и снизу вверх. Таким образом, работает полный цикл электронного документооборота по документам, составляющим весьма значимую долю всего документооборота между АП РФ и министерствами.
Кроме того, организовано направление электронных копий резолюций Председателя Правительства РФ и его заместителей расширенному числу исполнителей поручений, содержащихся в резолюциях. Этот обмен происходит между АП РФ, Минпромторгом, Минсельхозом, Минкомсвязи, Минэкономразвития, Минэнерго, Минобрнауки, Минздравсоцразвития, Минрегион, МЧС и госкорпорацией «Росатом».
До настоящего времени пересылка писем происходила в электронном виде с их дублированием на бумаге. Сейчас, после опытной эксплуатации, принято решение о прекращении дублирования, и обмен документами проходит исключительно в электронном виде.
В развитие этого направления Правительством принято решение об отработке электронного взаимодействия между министерствами пилотной зоны и Аппаратом Правительства с целью оперативно контролировать ход исполнения поручений в министерствах.
На сегодняшний день компания «Электронные Офисные Системы» выполнила работы по адаптации программных средств для участия в электронном документообороте Федеральной службы по контролю за оборотом наркотиков, Минкультуры России, Государственной Думы РФ и Банка России. На очереди работы по подключению к МЭДО Государственной фельдъегерской службы РФ, Федеральной службы судебных приставов и других органов государственной власти.
ЭОС также принимает участие в реализации отработки межведомственного электронного документооборота между АП РФ и региональным органом государственной власти. В качестве пилотной территории выбрана Калининградская область.
