Цифровизация меняет работу Центра государственной кадастровой оценки Амурской области

Архивы документации об объектах государственного технического учета и инвентаризации – большой набор критически важной информации, от которой зависит корректность кадастровой оценки и качество предоставляемых услуг. До недавнего времени Центр государственной кадастровой оценки Амурской области работал с бумажными документами, что создавало серьёзные сложности: поиск нужного дела занимал значительное время, частое обращение к бумажным документам повышало риски повреждения или утраты информации. Чтобы решить эти вопросы, было разработано и внедрено решение на базе отечественного ПО ЭЛАР Контекст, - российской ECM-платформы, которая является одним из самых востребованных инструментов на отечественном рынке для цифровизации госсектора и создания электронных архивов.

Как изменился процесс работы с архивами
Процесс сбора и анализа информации в бумажном архиве является трудоемким мероприятием. Цифровизация позволила полностью изменить подход: теперь любой документ можно найти за считаные секунды. Электронная система поддерживает поиск не только по реквизитам, но и по содержанию, что особенно удобно при обработке сложных запросов.

Важно, что разработанное решение не просто заменило бумажный архив на электронный, а создало единую систему управления данными. В ней документы не только хранятся, но и структурируются, индексируются и связываются между собой, что значительно упрощает их анализ и использование.

Из бумаги – в цифру
Перевод архива в электронный вид потребовал комплексного подхода. В Центр государственной кадастровой оценки был поставлен планетарный сканер ЭларСкан А2-400, который позволяет бережно оцифровывать крупноформатные документы без их повреждения. Это особенно важно для кадастровых планов и схем, требующих высокой точности при сканировании. Стоит отметить, что сканеры ЭларСкан входят в реестр РЭП (единый реестр российской радиоэлектронной продукции) и являются готовым инструментом для организации процессов оцифровки различных типов документов в соответствии с требованиями регуляторов.

После оцифровки документы загружаются в систему, где каждому из них присваивается индексная карточка с атрибутами. Это обеспечивает возможность быстрого поиска за счет создания справочного аппарата и классификации. При этом система поддерживает не только работу с изображениями, но и обработку текстовой информации, что позволяет осуществлять полнотекстовый поиск.

Безопасность превыше всего
Поскольку учетно-техническая информация имеет критическое значение, система электронного архива оснащена механизмами защиты данных. Реализовано разграничение прав доступа, что позволяет сотрудникам видеть только те документы, которые им положено по должностным обязанностям. Вся работа с архивом фиксируется в журналах событий, что исключает несанкционированные изменения и повышает прозрачность процессов.
Дополнительно предусмотрены механизмы резервного копирования и восстановления данных, что исключает риск потери информации. В случае сбоя системы документы не будут утрачены, а работа архива останется стабильной.

Результаты внедрения
Создание электронной системы изменило процессы работы с архивом кадастровой оценки. Отработка запросов в рамках оказания госуслуг и межведомственного взаимодействия ускорилась, а риски повреждения бумажных оригиналов и утраты информации сведены практически к нулю. Кроме того, решение заложило основу для дальнейшего возможного развития электронного архива и интеграции с внешними системами с быстрым и безопасным доступом к данным.